Cos’è il Whistleblowing?
Con questo termine s’intende la rivelazione spontanea da parte di un individuo, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’azienda, del quale lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie funzioni.
Chi può segnalare (Whistleblower)?
- I Dipendenti (anche per prestazioni occasionali, con rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente o determinato), gli Apprendisti, i Volontari, i Tirocinanti, anche non retribuiti;
- I lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti;
- Gli azionisti (persone fisiche);
- I lavoratori e i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi (Fornitori);
- Le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto (membri del Consiglio di amministrazione, Direttori, ODV, membri del Collegio Sindacale e Revisore Legale).
In aggiunta a quanto indicato sopra si specifica altresì che le misure di tutela previste dal Decreto n.24/2023 contro fenomeni discriminatori si applicano altresì:
- al facilitatore: ovvero alla persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione;
- alle persone del medesimo contesto lavorativo: persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato, in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante o denunciante (colleghi, ex-colleghi e/o collaboratori);
- ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
- agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
Cosa può essere segnalato?
Tra i fatti che possono essere oggetto di segnalazione:
- I comportamenti e/o le pratiche non in linea con le norme di comportamento e regolamenti emanate dalla società;
- Le minacce, pressioni, offerte o promesse di denaro o di altre utilità;
- La commissione, o il ragionevole pericolo di commissione, dei reati richiamati dal Dlgs 231/01 nonché i comportamenti che possono determinare una violazione del Codice Etico o del Modello 231 della Società;
- Gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea, si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione;
- Gli atti o le omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
- Gli atti o i comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea;
- Gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Cosa non deve essere segnalato?
Le contestazioni, le rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale della persona segnalante, o comunque inerenti ai propri rapporti di lavoro o con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Come deve essere fatta la segnalazione?
Attraverso l’Add-On My Whistleblowing al software My Governance. Il segnalante deve digitare sul browser l’apposito URL https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/digimax, e registrarsi compilando il form inserendo nome, cognome e un indirizzo e-mail personale (si prega di non utilizzare quello aziendale, come richiesto dal Garante Privacy). Una volta registrato il segnalante dovrà accedere al proprio account con le proprie credenziali e procedere cliccando il tasto “CREA SEGNALAZIONE”. La piattaforma informerà poi il segnalante sullo stato di avanzamento della gestione della segnalazione mediante apposite notifiche.
Tramite incontro diretto con il gestore del canale di segnalazione in un locale aziendale adeguatamente riservato concordato previa richiesta mediante modulo incontro con il gestore canale di segnalazione.
Tramite canale ANAC (indicazioni sul sito istituzionale) SOLO quando:
- non sia prevista, nell'ambito del contesto lavorativo, l'attivazione del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del Dlgs.24 del 10 Marzo 2023;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Prima di procedere con la segnalazione, si prega di leggere con attenzione il documento procedura di Whistleblowing.
Cosa indicare nella segnalazione?
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
- proprio recapito (preferibilmente indirizzo e-mail) per le comunicazioni del Gestore del canale di segnalazione.
Chi è il gestore del canale di segnalazione?
Il Gestore del canale di segnalazione è stato individuato nella figura del Responsabile del Dipartimento Risorse Umane – Area Amministrazione a cui può essere richiesta ogni informazione e chiarimento in merito ai suddetti canali di segnalazione all’indirizzo e-mail: Gestoresegnalazioni@digimax.it
Cosa fa il gestore del canale di segnalazione?
Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:
- protocollazione e custodia;
- valutazione di ammissibilità e istruttoria;
- investigazione e comunicazione dell’esito al segnalante;
- archiviazione ovvero trasmissione agli organi competenti per eventuale azione disciplinare.
Che tutele sono previste per il segnalante?
- La riservatezza sull’identità e di ogni altra informazione inclusa nella segnalazione, compresa la documentazione.
- Il divieto di ogni forma di discriminazione (es: licenziamento, la sospensione, la retrocessione, il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine, note di merito negative o referenze negative).
La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori ed altri soggetti assimilati al segnalante (es. Colleghi di Lavoro ecc.).
Limitazioni di responsabilità per chi segnala, denuncia o effettua divulgazioni
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa, disciplinare è esclusa nel caso di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto (segreto d’ufficio, segreto professionale, segreti scientifici e industriali; con esclusione del segreto professionale forense e medico), o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali; è necessario però che la segnalazione sia stata eseguita nelle modalità previste e che vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano indispensabili per far emergere la violazione;
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa, disciplinare è esclusa se vengono rivelati o diffuse informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta; è necessario però che la segnalazione sia stata eseguita nelle modalità previste e che vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano indispensabili per far emergere la violazione;
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa è esclusa se vengono acquisite informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse purché il soggetto interessato abbia lecitamente accesso alle informazioni, o comunque le abbia acquisite previo consenso o con una condotta che non integra una fattispecie di reato;
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa NON è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione e che non siano necessari, e quindi superflui, perché la violazione possa emergere.
Poteri Sanzionatori di ANAC
- da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
- da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quella richiesta dalla legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
- da 500 a 2.500 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Documenti correlati:
Modulo incontro con il gestore canale di segnalazione